La ausencia del éxito en la resolución de estas tareas es en verdad significativa, generalmente por falta de especialización en el tema, ya que el personal asignado, seguramente también se dedica a otras actividades de mayor relevancia en cuanto a lo inmediato y que constituyen por lo general, el 90% de sus labores.

Como lógica consecuencia, se llega al descontrol en la expansión, organización y obsolescencia de la documentación, además de la enorme pérdida de tiempo en la búsqueda del informe, cuando ha sido archivado sin el apoyo de una base de datos.

Otros de los motivos que influyen, es el alto costo del metro cuadrado en las zonas de oficinas comerciales, cuando dicha superficie se utiliza para actividades improductivas. Este tema se agrava, cuando además de ser tareas no redituables, ocupan volúmenes importantes, como sucede habitualmente con los archivos de las empresas en crecimiento. Además del aumento de costos que aquello implica, se le puede adicionar otra pérdida intangible, en la cual normalmente no se repara, como es el deterioro que sufre la imagen de la empresa cuando sus archivos invaden las instalaciones, que podrían servir para brindar una mejor atención al cliente o para satisfacer alguna otra necesidad puntual de la organización.